Por que optar por uma plataforma online?

A ideia básica por trás de todas as plataformas online ou digitais de serviço é a mesma: automatizar processos manuais para ganhar eficiência e escala na operação. Com isso, consegue-se entregar uma qualidade de serviço comparável ou superior por um preço equivalente ou inferior. Ou seja: um custo-benefício melhor.

Quanto mais repetitiva e trabalhosa a tarefa, maior o ganho com a automação. No caso da contabilidade, uma parte significativa do dia-a-dia é reunir dados, processar dados, registrar dados e enviar documentos que seguem regras bem estabelecidas. Computadores são excelentes nisso! Então, deixar essa parte repetitiva para as máquinas e as pessoas ficarem com a parte de entender o funcionamento dos negócios e aconselhar os clientes é uma combinação que funciona muito bem.

 Como é o processo de abertura?

Quando se clica para contratar o serviço no site, abre uma conversa com um chatbot, que pergunta alguns dados básicos sobre o negócio, a fim de analisar se a Contabilizei pode atendê-lo (dá para conferir aqui os tipos de empresa e localidades).

Antes de se enviar os dados e documentos necessários para a abertura, fizemos um pagamento com o preço de uma mensalidade para confirmar a contratação. “Mas a abertura não era grátis?” Sim! Esse pagamento abate a primeira mensalidade depois que a empresa estiver aberta. O cadastro abrange tanto a empresa quanto os sócios. É preciso ter RGs dos sócios para digitalizar, além do IPTU do local que será a sede da empresa. Tem um painel para acompanhar todas as etapas e os prazos (Figura 1).Figura 1 – Painel com os passos iniciais do processo de abertura da empresa

Um ou dias depois de preenchermos o cadastro, um consultor entrou em contato conosco para esclarecer algumas dúvidas quanto ao funcionamento do nosso negócio. Ficamos entre 20 e 30 minutos ao telefone. Fizemos todas as perguntas que tínhamos na cabeça! Foi tudo muito bem respondido. Contador excelente! Como a Fernanda (sócia da Mark) tinha registro de MEI, foi necessário fazer o desenquadramento antes de prosseguir com o registro da empresa, já que uma pessoa não pode ser MEI e sócia de outro negócio ao mesmo tempo. A oferta da Contabilizei não cobre esse desenquadramento, mas é um processo bem simples: alguns cliques no Portal do MEI e ir até a Junta Comercial.

Estando tudo OK com o cadastro, um contador analisa qual a melhor seleção de CNAEs e se a Razão Social escolhida está de acordo. Esse foi o único momento que deixou a desejar. Veio tudo muito diferente do que havíamos solicitado! Ficamos com a sensação de que, como levou mais tempo do que previsto para desenquadrar o MEI (por questões de disponibilidade nossa), quem ficou responsável por analisar nossos CNAEs e razão social deve ter sido diferente de quem havia nos telefonado e não devem ter um sistema para guardar as observações e especificidades dos clientes. Foi necessário explicar tudo novamente e, mesmo assim, tivemos que pesquisar algumas questões e pedir para a contadora incluir. Acreditamos que essa dificuldade tenha surgido por nosso modelo de negócio não ser muito corriqueiro e haver pouca documentação sobre o cliente disponível para a equipe. Quem quiser abrir um negócio com um modelo mais tradicional não deve ter problema algum. Com os CNAEs e a razão social definidos, foi dada a largada do processo de fato (a Figura 2 mostra as etapas de acordo com o painel do cliente).Figura 2 – Painel com os passos da abertura da empresa junto aos órgãos públicos

Tudo foi bem rápido e fomos informados por e-mail sobre cada passo. É necessário que os sócios assinem o contrato de constituição na Junta Comercial do estado (RS, no nosso caso). Antes de poder assinar, tem o pagamento de uma taxa (DAE) de R$176,77. A assinatura agora é feita digitalmente, por meio de um certificado digital A3 para o CPF de cada sócio. Há diversas certificadoras e combinações de certificados com mídias para armazená-los. Após muita pesquisa, a melhor opção foi comprar dois certificados (pois somos dois sócios) avulsos (validade de 1 ano sem mídia criptográfica inclusa) por R$138 cada e um cartão de R$30 para colocar ambos, totalizando R$306. É necessário um leitor de cartão para poder passar os certificados para o computador. Ao invés de comprar, pegamos emprestado de um consultório, o que economizou cerca de R$150. Após o pagamento, é preciso agendar para se apresentar pessoalmente na certificadora para apresentar documento de identidade e registrar digitais.

Ao saber do preço dos certificados e da necessidade de pessoalmente mostrar e assinar documentos, questionamos se não poderíamos assinar diretamente os documentos na Junta Comercial, já que o trabalho era o mesmo. No entanto, isso não é possível. Essa etapa de assinatura digital não convenceu como avanço. Basicamente, só mudou quem recebe parte do dinheiro e o endereço onde ir assinar. Com os certificados instalados no computador, basta acessar a página da web para assinatura do contrato conforme o guia que se recebe. Tendo um certo conhecimento de informática, foi tranquilo executar o programa de assinatura, mas pode ser um tanto confuso para quem não tem a muita intimidade com esse tipo de procedimento. Feito isso, só esperar um dia que já sai o CNPJ da empresa!

Na sequência, a Contabilizei entra com o pedido de Inscrição Municipal junto à prefeitura da sua cidade (Porto Alegre para nós). O processo é todo automático. Assim que estava feito, recebemos as instruções para retirar o Alvará da empresa. Foi só imprimir a documentação que nos enviaram, juntar nossos documentos de identidade e ir até o endereço marcado.  Lá, teve uma taxa de R$29,23 e já saímos com o alvará na mão. Enviamos o alvará para a Contabilizei, que deu entrada no enquadramento no Simples Nacional, que é o último passo da abertura da empresa. Não foi preciso fazer nada além de esperar. Após alguns dias, recebemos a confirmação de que estava tudo certo.

Empresa aberta! E agora?

Após CNPJ, Inscrição Municipal, Alvará e enquadramento no Simples Nacional, abre o acesso ao Sistema de Contabilidade. A primeira tarefa é configurar mais um certificado digital. Desta vez, é um A1 de CNPJ que serve para assinar todos os documentos através do sistema. Esse certificado custa R$175 por ano. Feito isso, passa a ter uma rotina mensal de importar as notas fiscais para que sejam geradas as guias de pagamento de impostos. Não precisa se preocupar, tudo é avisado com bons prazos pra ser feito. Além das guias de impostos, também tem o pagamento da mensalidade pelo serviço.

Tivemos algumas dúvidas sobre a maneira de registrar algumas notas e questões de utilização de CNAEs também. Abrimos chamado pelo sistema e logo fomos respondidos. Quando dúvida persistiu, foi encaminhada para um especialista que nos respondeu tudo rapida e detalhadamente. O suporte é sempre muito eficiente e atencioso.

Custou R$512 para abrir a empresa (e-CPFs + taxas, já que parte da Contabilizei é gratuita).

Custo mensal de contabilidade é R$103,60 (Contabilizei + e-CNPJ) mais R$29 para cada funcionário.

O suporte é excepcional! São muito prestativos e procuram responder toda e qualquer dúvida rapidamente.

O sistema é simples e funciona muito bem. Tudo é avisado para nada ficar para trás.

Sugestão inicial de CNAEs e Razão Social não estava conforme nossas necessidades.

Parece que quem atende não tem acesso às observações sobre o cliente ou o histórico de interações.

Contabilidade Online

O custo é bem menor e não sentimos falta de um contador tradicional. Trabalhamos tranquilos sabendo que tudo está correto e em dia. Se também quiser abrir sua empresa com a Contabilizei, clique aqui.